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关于印发《国家测绘局声像档案管理暂行办法》的通知

2009-01-08   来源:国家测绘局

发文文号:测办〔2009〕3号

颁布日期:2009-01-08

实施日期:2009-01-08

颁布单位:国家测绘局

测办〔2009〕3号

  局所属各单位,机关各司(室):

  为加强和规范测绘声像档案的管理,有效保护和利用测绘声像档案,根据国家档案管理有关规定,我局制定了《国家测绘局声像档案管理暂行办法》。现印发给你们,请遵照执行。

  附件:国家测绘局声像档案管理暂行办法

  国家测绘局办公室

  二〇〇九年一月八日

  

国家测绘局声像档案管理暂行办法

  第一条 为加强和规范测绘声像档案的管理,有效保护和利用测绘声像档案,根据《中华人民共和国档案法》等有关规定,结合我局实际,制定本办法。

  第二条 本办法适用于测绘声像档案的收集、整理、保管、利用等。

  第三条 本办法所称的声像档案是指国家测绘局及所属单位公务活动中形成的具有保存价值的照片、录音、录像制品等专门载体材料以及相应的说明文字。

  第四条 声像档案是测绘档案的重要组成部分,各单位应当遵循统一管理的原则,确保其完整、安全和有效利用。

  第五条 各单位档案管理机构负责本单位声像档案的收集、整理、保管和利用,并对所属单位的声像档案管理工作进行监督指导。各单位产生的涉及国家测绘局重要活动、重大事件、重要会议等的声像档案,应当收集、整理完毕后于下一年度的第一季度向国家测绘局档案管理机构移交。

  第六条 声像档案的归档范围主要有:

  (一)党和国家领导人、人民代表、上级机关领导等来本单位视察、参观、检查工作或参与单位重要公务活动形成的声像材料。

  (二)本单位主要领导、专家、学者的重要公务活动形成的声像材料。

  (三)本单位召开的重要党、政、业务会议形成的声像材料。

  (四)本单位发生的重要职能活动以及具有重要纪念意义的宣传、展览、表彰活动及其他重大事件、重大活动形成的声像材料。

  (五)本单位涉外活动形成的声像材料。

  (六)本单位重大基建项目建设以及不同历史时期本单位典型建筑物的声像材料。

  (七)其他具有保存价值的声像材料。

  第七条 声像档案归档的要求:

  (一)声像材料要本着便于保管、利用的原则,按照其保存价值和形成规律进行收集、整理、归档。

  (二)属于归档范围的声像材料,形成部门和人员要进行筛选和鉴别,选择能体现主题内容、主要人物、场景特色等主要因素,声音、图像清晰、完整,载体材料没有磨损、划伤的声像材料归档。

  (三)属于归档范围的声像材料经筛选和鉴别后,形成部门和人员要进行分类整理、编辑并加以必要的文字说明;整理完毕后按年度向本单位档案机构归档、移交,并履行相关手续。各单位档案机构要做好监督、检查和指导工作。

  (四)归档的声像材料应当是原版原件,不能进行技术修改,复制件需要注明。

  (五)归档的照片材料按6英寸(15.2×10.2cm)尺寸规格与底片同时归档,且照片与底片影像一致。数码照片要使用JPEG、TIFF两种格式采集,以JPEG格式采集的,其文件大小不低于900k,以TIFF格式采集的,其文件大小不低于6M,同时将数码照片冲洗纸质照片进行整理,并随数码照片(刻制光盘)一并归档。

  (六)归档的磁性材料为载体的声像档案,录音类材料要以WAV、MP3通用格式采集,录像类材料以MPEG、AVI通用格式采集。有条件的单位应当将磁性材料为载体的声像档案制成光盘一并归档。

  第八条 声像档案应在全宗内按载体类别以年度-专题(内容、事由)进行分类。分类时必须遵循声像载体材料的自然形成规律,保持声像载体之间的有机联系,注意其成套性的特点,便于保管和利用。

  第九条 声像档案组卷主要方式:

  (一)照片一般按专题、内容组卷,同一专题、内容照片数量较多时可组成若干卷(册);数量少时可将若干专题、内容的照片组成一卷(册);底片的组卷要与照片相对应。

  (二)录像带应以一卷(盒)为一个保管单位。

  (三)录音带、光盘等可由若干盒(盘)组成一个保管单位。

  第十条 声像档案的整理要求:

  (一)照片档案按专题、内容结合时间顺序依次排列。编写文字说明包括:题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者等内容。题名应当简明概括,准确反映照片的基本内容,人物、时间、地点、背景等要素要齐全,概括地提示照片所反映的全部信息。

  照片档案的编号由全宗号-卷(册)号-张号组成,底片号与照片号一致。

  (二)录音、录像带、光盘在同一载体形式内以盒(盘)为单位按时间顺序排序。其编号由全宗号-卷(盒)号或全宗-卷(册)号-盘号组成。

  录音、录像材料以自然盒(盘)为单位注明录制部门、地点、时间、内容、密级、带长(时间)、录像材料的规格、制式编号等标识。

  光盘等应注明存储文件的内容、运行的软件、硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等。

  (三)严格按照声像档案载体的分类、整理顺序编制档案目录。

  照片档案的卷(册)内目录包括:照片号、题名、时间、页号、底片号、参见号、备注等。

  照片档案案卷目录包括:卷(册)号、内容、起止时间、张数、备注等。

  录音、录像带、光盘要根据内容、数量的不同编目。数量少且内容单一的,只建立总登记目录;数量多且按内容分类整理的,应当建立分类登记目录。内容包括:盒(盘)号、内容、制作者、制作日期、备注等。

  第十一条 各单位档案机构要建立声像档案的保管制度,配置必要的声像档案保管设施,对接收的声像档案进行系统整理,并按《照片档案管理规范》和《磁性载体档案管理和保护规范》的有关要求进行科学保管,保证声像档案的完整和安全。

  第十二条 各单位档案机构要建立健全声像档案的利用制度,编制声像档案检索工具,配备相应的设备,努力开发声像档案信息资源,为测绘工作提供服务。

  第十三条 声像档案在管理过程中违反本规定造成声像档案损失的,按照《中华人民共和国档案法》有关条款处理。

  第十四条 本办法自颁布之日起执行。

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