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关于印发《池州市国土资源局档案管理暂行办法》的通知

2011-06-29   来源:国土资源部

发文文号:池国土资[2011]118号

颁布日期:2011-06-29

实施日期:2011-06-29

颁布单位:国土资源部

池国土资〔2011〕118号

  机关各科室,各县国土资源局,贵池、九华山、开发区、站前区分局,局属事业单位:

  为提高档案工作科学管理水平,充分发挥国土资源档案的作用,更好地为国土资源工作服务,我局制定了《池州市国土资源局档案管理暂行办法》,现印发给你们,请遵照执行。

  二〇一一年六月二十九日

  

  池州市国土资源局档案管理暂行办法

  第一章 总则


  第一条

  为加强我局档案的科学化管理,维护档案的完整与安全,更好地为国土资源管理工作服务。根据《中华人民共和国档案法》、《安徽省档案实施条例》以及档案工作相关法律法规,结合我局工作实际,制订本办法。

  第二条

  本办法所称的档案,是指本局在国土资源管理工作中形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

  第三条

  档案工作是本局各项管理工作的重要组成部分,历史地反映本局各个时期真实面貌的一项重要工作。档案管理工作列入单位年度目标任务考核内容之一。

  第四条

  本局档案工作实行集中统一管理的原则。

  

  第二章 档案管理职责


  第五条

  建立档案工作机构,负责本局的档案管理工作。本局档案由局综合档案室负责集中统一管理,并统筹规划,组织实施。

  第六条

  本局实行文件材料由科室收集、归类整理,定期移交局综合档案室的归档制度。各科室兼职档案人员负责本科室的档案工作,并将收集齐全完整、整理规范的档案在规定期限内移交局综合档案室。

  第七条

  局综合档案室负责鉴定、保管本局机关各科室移交的全部档案。根据相关规定和要求,建立业务规范,制定分类大纲,填写档号,编制档案检索工具,并提供档案的查询利用服务。

  第八条

  局综合档案室档案专业技术人员负责指导、督促各科室做好档案的收集、整理与安全保管工作,协助局办公室承担档案资料的编研,拟订业务规范等任务。

  第九条

  档案管理人员要认真履行职责,执行档案管理工作规章制度,严守党和国家秘密。

  

  第三章 归档范围、分类


  第十条

  归档范围

  (一)文书档案:其归档范围按照《池州市国土资源局文件材料归档范围和文书档案保管期限表》执行(见附件一)。

  (二)会计档案:包括会计凭证、会计账薄(总账、分类明细账、银行日计账、现金日计账 )、会计报告(表)及其他(历任会计一览表、移交清册、销毁注册)。

  (三)地籍管理档案:包括土地调查、土地登记、土地动态监测。

  (四)规划档案:包括土地利用总体规划、矿产资源总体规划、国土资源专项规划、建设用地预审、土地利用计划、国土资源政策法规宣传培训。

  (五)耕地保护档案:包括耕地保护、建设用地报批。

  (六)土地利用档案:包括国土建设用地出让、国土建设用地划拨、地价管理、土地利用动态监测、节约集约用地评价、批供后管理。

  (七)执法监察档案:是指在土地、矿产资源执法监察工作中所形成的档案。包括案卷处理、来信来访处理等。

  (八)地质矿产档案:是指在探矿权管理、采矿权管理、矿产资源储量管理、地质环境管理等日常工作中形成的档案,其归档范围按照国土资源部发布的《矿业权档案立卷归档规范》执行(见附件二)。

  探矿权管理类:包括探矿权新立管理、探矿权变更管理、探矿权监督管理、探矿权注销管理。

  采矿权管理类:包括采矿权新立管理、采矿权变更管理、采矿权监督管理、采矿权注销管理。

  矿产资源储量管理类:包括矿产资源储量评审管理、矿产资源储量登记管理、储量核实、注销管理。

  地质环境管理类:包括地质灾害防治、矿山地质环境保护工作中形成的档案。

  (九)测绘管理档案:包括基础资料管理、测绘资质管理、地图市场管理等所形成的档案。

  (十)土地矿业流转监督档案:包括土地、矿业权市场监督检查,土地、矿产资源收购储备工作的监督管理及国土资源综合统计工作中形成的档案。

  (十一)基建档案:包括本局立项、施工的办公用房基建、生活用房基建、附属设施用房基建中形成的文件、图册等材料。

  (十二)设备档案:包括本局自制和划拨的各类主要办公设备、交通设备、生活设备、仪器等随机图表资料。

  (十三)声像档案:包括本局在日常工作中形成的具有保存价值的照片、录音、录像、光盘、影碟等资料。

  (十四)实物档案:包括本局在各项工作中所取得各类荣誉(锦旗、奖牌、奖杯)、书画、印章等。

  第十一条

  本局机关档案共分为十五大类,即A、文书类;B、会计档案类;C、地籍管理类;D规划类;E、耕地保护类;F土地利用类;G、执法监察类;H、地质矿产类;I、测绘管理(图纸)类;J、土地矿业流转监督类;K、基建档案类;L、设备档案类;M:声像档案类;N、实物档案类;O、人事档案(见附件三:池州市国土资源局综合档案分类示意图)。

  

  第四章 档案的整理归档、移交


  第十二条

  本局全部档案为一个全宗。凡反映本局职能活动历史面貌,具有保存利用价值的各种文件材料(包括设备、声像、实物),均应进行整理、归档。

  第十三条

  整理归档要求

  (一)归档的文件材料必须收集齐全完整。归档文件材料要准确地反映本局各项工作活动的真实内容和历史过程。必须保持文件之间的历史联系和自然形成规律,严格区分保存价值。案卷整理、编目要符合有关标准要求。

  (二)各科室要严格执行平时整理归档制度,对办理完毕的文件材料及时收集、整理,做到随办随归。

  第十四条

  各门类档案的整理

  (一)文书档案:由局办公室兼职档案员在局综合档案室专职档案员的指导下,按照归档文件整理规则及《市国土资源局文件材料归档范围和文书档案保管期限表》,以“件”为单位,将本局所形成的全部文件材料及外来收文,进行鉴定、整理,并在文件形成的下一年度第二季度前移交局综合档案室。

  (二)会计档案:由会计部门的会计人员负责整理归档,在会计部门保存一年后由财务会计部门编制“会计档案案卷目录及移交清册”,连同档案移交局综合档案室。

  (三)专业档案:包括土地、矿产资源、测绘管理、执法监察、土地矿业流转监督各项专业性工作所形成的文件材料。各类专业档案在整理归档工作中可采用临时归档与项目完成后归档相结合的方法,由各主办科室负责收集归档,在专职档案员的指导下,根据分类大纲及类目,进行整理、编目,于下一年度第二季度前移交局综合档案室。

  (六)基建、设备、声像、实物档案:按载体分类整理,由相关人员负责归档后,于下一年度第二季度前统一移交局综合档案室。照片、录像带、录音带和实物要有文字说明,包括时间、地点、人物及职务(职称)、内容、背景、摄录者、授予者。录像带要有解说词。

  第十五条

  各科室要定期向局综合档案室移交档案材料,局综合档案室要严格验收,对不符合移交规定的案卷不予接收,各科室要提供移交清单,局综合档案室填写移交表,移交双方签字,各存一份。

  

  第五章 档案保管、利用


  第十六条

  各科室在工作中形成的档案,交由局综合档案室集中统一管理(人事档案由科室负责管理)。各部门可按规定办理借阅。

  第十七条

  借阅档案要严格遵守借阅制度,认真填写借阅登记和利用效果登记。借阅专业档案和密级档案应经领导批准。

  第十八条

  本局内部借阅档案,由局办公室负责人审核,专职档案员办理借阅登记手续,方可借阅。

  第十九条

  各部门借阅档案,须经相关科室、办公室负责人审核,分管领导审批后,履行借阅登记手续,方可借阅。借出或复印归档材料,应由相关科室、办公室负责人审核,分管领导同意批准后办理。

  第二十条

  外来单位与个人查阅档案,须凭正式介绍信或证件,经相关科室、办公室负责人审核,分管领导审批后,方可查阅。确因工作需要复印、摘录档案资料,要说明利用的目的,经分管领导批准,方可办理。

  第二十一条

  查阅密级档案,须经相关科室、办公室负责人审核,分管领导审批后,履行借阅登记手续,方可查阅。查阅人员不得摘抄、复印、拍照密级档案资料,严防泄密。密级档案原件不得外借、外带,特殊情况确需外借、外带,经领导审批后方可办理。

  第二十二条

  档案利用者必须爱护档案,不得遗失、涂改、拆散、剪裁、勾画、批注和转借,利用完毕应及时归还。

  第二十三条

  专职档案员对归还的档案要当面查清,如因借阅发生密级档案遗失或泄密,有损坏、涂改或丢失,应及时报告,按有关规定追究当事人和相关人员的责任。

  第二十四条

  建立国土资源档案统计制度,局综合档案室应对档案的进出、保管、利用进行登记统计,认真填写统计表,并按规定向档案主管部门报送档案工作基本情况报表。

  第二十五条

  开展档案工作现代化管理,提高档案管理水平。逐步建立档案计算机检索管理系统,变手工检索为自动检索。编制各类案卷目录等检索工具和文件汇编等参考材料,方便利用,提高效率。

  第二十六条

  定期对超过保管期限的档案进行鉴定,确无保存价值的,由局综合档案室提出处理意见,局档案鉴定和档案销毁领导小组同意,编制销毁档案清册,经分管领导批准后予以销毁。

  第二十七条

  对库房“八防”(防火、防虫、防霉、防光、防尘、防潮、防高温、防盗)工作进行定期检查,发现问题及时处理。

  

  第六章 附 则


  第二十八条

  各县国土资源局,贵池、九华山、开发区、站前区分局,局属事业单位档案管理工作参照本办法执行。

  第二十九条

  本办法自印发之日起执行。

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