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国家知识产权局专利局代办处业务质量管理办法

   来源:国家知识产权局

发文文号:

颁布日期:

实施日期:

颁布单位:国家知识产权局

国家知识产权局关于印发《国家知识产权局专利局代办处业务质量管理办法》的通知

 

各有关地方知识产权局、各专利代办处:

 

  现将《国家知识产权局专利局代办处业务质量管理办法》印发,请遵照执行。

 

  特此通知。

 

  二○○七年六月五日

 

 

国家知识产权局专利局代办处业务质量管理办法

 

  为了充分发挥国家知识产权局专利局代办处(以下简称代办处)的作用,加强代办处业务质量管理工作,根据《国家知识产权局专利局代办处管理规定》及专利申请受理、专利费用收缴工作规程,特制定本办法。

 

  一、质量管理模式

 

  代办处业务质量管理分为三个层次,即国家知识产权局专利局质量管理、地方知识产权局质量管理及处级质量管理。

 

  国家知识产权局专利局(以下简称专利局)初审及流程管理部为专利局负责代办处业务质量管理的部门。

 

  (一)专利局初审及流程管理部管理职责

 

  1.制定代办处业务质量管理办法和业务质量标准,对代办处业务进行指导和监督;

 

  2.组织实施对代办处工作进行检查,落实代办处专利申请受理和专利费用收缴工作年检反馈制度,对有问题的代办处提出改进工作的意见或建议;

 

  3.更正代办处业务差错,收集对代办处业务质量的反馈信息并进行统计分析,定期发布代办处业务质量情况通报;

 

  4.对代办处发生的重大失误或质量差错进行调查,向代办处所在地方知识产权局提出整改要求,并向上级领导提出处理意见或建议;

 

  5.组织代办处评优活动,监督和检查代办处奖惩制度的落实情况。

 

  (二)地方知识产权局管理职责

 

  1.按照专利局设立代办处的条件,配备专职人员,设置有利于开展专利申请受理、专利费用收缴工作以及为社会公众服务的工作环境和工作条件;

 

  2.会同专利局对代办处业务质量进行管理和监督,对反馈的业务质量问题,组织代办处人员进行分析、研究、处理,并制定改进措施;

 

  3.根据专利局有关规定,指导代办处转变工作模式,改进工作方法,提高工作质量和效率;

 

  4.制定代办处工作人员业务学习和培训计划,组织或派送代办处人员参加业务学习或考察调研活动;

 

  5.根据代办处管理规定,落实对代办处工作人员的奖惩。

 

  (三)代办处的管理职责

 

  1.代办处业务质量管理由处长负责,副处长协助处长进行本处业务质量管理工作;

 

  2.根据专利局有关规定,制定和落实本处业务质量管理办法,建立本处工作人员的个人业务质量档案,定期对其业务质量进行检查和考核;

 

  3.加强自查,对可以在本处更正的质量问题应及时更正;对通过自查或当事人反馈已无法在本处更正的质量问题,应当及时向专利局初审及流程管理部呈报请求更正错误报告,确保错误得到及时更正;

 

  4.接受专利局对代办处业务工作的指导和对工作人员的业务培训,主动配合专利局对代办处业务工作的检查;

 

  5.加强本处工作人员的业务学习和培训,提高人员的业务素质和本处的业务管理水平。

 

  二、质量管理要求

 

  (一)对受理工作的要求

 

  1.申请文件的受理,应当符合专利法及其实施细则以及审查指南有关规定;

 

  2.受理人员发出的受理通知书、费用减缓通知书或费用缴纳通知书应当正确;

 

  3.受理程序应当符合专利申请受理工作规程;

 

  4.对面交、寄交申请文件的处理应当及时,无积压现象;

 

  5.文件邮寄、数据文件传输应当在规定期限内完成。

 

  (二)对收费工作的要求

 

  1.收缴费用工作,应当符合专利法及其实施细则以及审查指南有关规定;

 

  2.开具的费用收据所记载的缴费人、缴费日、申请号、费用种类、费用金额应当正确;

 

  3.费用收缴程序应当符合专利费用收缴工作规程;

 

  4.对面交、邮寄、银行汇款方式交纳的专利费用应当及时处理,无积压现象;

 

  5.收据邮寄、数据传输、款项上缴应当在规定期限内完成;

 

  6.凭证装订、帐务处理应当及时并符合要求。

 

  三、质量管理措施

 

  质量管理措施包括质量检查和评价、质量信息反馈、质量改进等。

 

  (一)质量检查和评价

 

  专利局初审及流程管理部负责代办处专利申请受理、专利费用收缴工作的质量检查,以及对反馈的质量问题进行核查。

 

  各地方知识产权局负责抽检案件的质量检查以及对反馈的质量问题进行核查。

 

  处长负责监督本处工作人员的工作质量,有权指出并要求改正存在的质量问题。

 

  专利局初审及流程管理部根据质量统计结果对各代办处工作质量进行评价。

 

  各地方知识产权局和代办处根据质检结果对工作人员个人工作质量进行评价。

 

  (二)质量信息反馈

 

  1.建立代办处质量控制管理系统,用于记录和反馈通过各种途径发现的代办处质量问题。

 

  2.建立质量双向反馈制度。将后续程序检查发现的代办处质量差错、申请人及社会公众反映的质量问题统计后反馈给各代办处,代办处对差错认定有异议的,可及时反馈,由相关业务部门审核后确认。

 

  (三)质量改进

 

  专利局初审及流程管理部在质量改进方面应当做好下述工作:

 

  1.根据质量情况统计,定期发布质量通报;

 

  2.及时公布所发现的重大质量问题及处理结果,供各代办处在工作中借鉴;

 

  3.分析和研究出现的质量问题及有关信息,修改、制定代办处统一的执行标准。

 

  四、质量奖惩

 

  代办处业务工作中出现的差错由专利局初审及流程管理部登记、统计,作为考评各代办处工作质量的依据。

 

  (一)奖 励

 

  1.根据专利申请受理件数计算质量奖励费,每件按3元计算。按月统计业务质量情况,并计算应发放数额,按季度随补贴款发放。差错率在3‰以下(含3‰),按全额发放;差错率在3‰以上至5‰(含5‰),按80%发放;差错率在5‰以上,不予发放质量奖励费。

 

  2.代办处业务质量作为先进集体、单项奖评选条件之一。

 

  3.根据代办处年度工作综合指标评选先进集体,根据代办处年度工作突出特点评选单项奖。

 

  4.对评选的先进集体、单项奖给予一定物质奖励。

 

  5.地方知识产权局应当根据代办处的工作业绩,按照补贴款使用管理规定,从当年专利局拨付给该代办处的补贴款中提取款项,用于对代办处的奖励。

 

  (二)处 罚

 

  1.专利申请受理数据出现A类差错的,扣除补贴费50元/件。

 

  2.专利申请受理数据出现B类差错的,扣除补贴费25元/件。

 

  3.专利费用收缴数据出现A类差错的,扣除补贴费10元/件。

 

  4.专利费用收缴数据出现B类差错的,扣除补贴费5元/件。

 

  5.非线路故障或无其他客观原因,专利申请受理和费用收缴数据延迟传输一天,扣除补贴费200元。

 

  6.无正当理由,专利申请文件和费用收缴票据延迟寄交一天,扣除补贴费100元。

 

  7.涉及操作、管理上的差错,每发生一次扣除补贴费200元,另有规定的除外。情节严重的,按代办处管理规定第十一条处理。

 

  8.因代办处的失误引发有关行政诉讼,法院判决由专利局赔偿的,其赔偿费从该代办处的补贴费中扣除。

 

  五、附 则

 

  (一)本办法涉及的质量差错等级按照《国家知识产权局专利局代办处业务质量标准》认定。

 

  (二)本办法自2007年7月1日起施行。原《关于印发〈国家知识产权局专利代办处管理规定〉的通知》(办发〔2005〕7号)同时废止。

 

 

  附件

 

国家知识产权局专利局代办处业务质量标准

 

  为加强代办处业务质量管理,严格执行代办处专利申请受理工作规程和专利费用收缴工作规程,特制定本标准。

 

  根据质量差错的不同情况,将代办处业务质量差错分为两种类型:涉及个案受理、收费数据的差错;涉及操作、管理上的差错。

 

  受理数据差错根据差错对受理条件的影响和可能产生的法律后果,分为A、B两个差错等级。

 

  收费数据差错根据差错对流程管理的影响和可能产生的法律后果,分为A、B两个差错等级。

 

  由代办处自查发现的受理和收费数据差错,在数据转入主库之前纠正的,不定差错等级,也不予处罚。

 

  一、涉及个案受理、收费数据的差错

 

  (一)A类受理差错

 

  1.不符合受理条件的专利申请被受理;

 

  2.申请类别确定错误;

 

  3.申请日确定错误;

 

  4.申请文件有缺页未能核实准确;

 

  5.因代办处失误,导致申请日与所受理申请文件寄出日超过15日;

 

  6.费用减缓请求书未经审批或审批不符合规定,造成申请费缴纳错误;

 

  7.数据采集时漏采要求保密数据项;

 

  8.因采集数据差错,导致专利局审查员作出错误的处分决定;

 

  9.因代办处受理工作失误,引发当事人提起行政复议或行政诉讼,并被确定撤销原处理决定或被判处行政赔偿。

 

  (二)B类受理差错

 

  1.对手续类文件核实不准确;

 

  2.面交专利申请请求书的发明名称与说明书的发明名称不一致;

 

  3.接收涉外代理机构提交的外国申请或PCT申请;

 

  4.接收分案申请或要求优先权的申请;

 

  5.数据采集不准确或漏采数据项。

 

  (三)A类收费差错

 

  1.原始凭证漏记账;

 

  2.错输、重输缴费金额;

 

  3.错输、重输申请号;

 

  4.错输缴费日;

 

  5.因代办处收费数据(包括电子数据)差错,导致专利局审查员作出错误的处分决定;

 

  6.因代办处收费工作失误,引发当事人提起行政复议或行政诉讼,并被确定撤销原处理决定或被判处行政赔偿。

 

  (四)B类收费差错

 

  1.错输费用名称;

 

  2.收据号赋值错误;

 

  3.缴费日与收据打印日超过15个工作日。

 

  二、涉及操作、管理上的差错

 

  (一)无故延误传输受理数据或收费数据;

 

  (二)无故延误寄交专利申请文件或费用收据;

 

  (三)丢失银行汇单、凭证、收据存根或各类总账及明细账;

 

  (四)各类账目处理发生重大失误;

 

  (五)对账不及时,报表未按规定时间上报;

 

  (六)记账凭证未及时按序装订;

 

  (七)记账凭证未按规定时间转交专利局收费处;

 

  (八)收取专利费用现金未按规定及时存入银行。



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