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沈阳市声像档案管理规定

2006-08-21   来源:地方人民政府

发文文号:沈阳市人民政府令第63号

颁布日期:2006-08-21

实施日期:2006-10-01

颁布单位:地方人民政府

  (2006年8月12日沈阳市人民政府第12次常务会议审议通过 2006年8月21日沈阳市人民政府令第63号公布 自2006年10月1日起施行)

  第一章 总则

  第一条 为了加强对声像档案的收集、整理和管理工作,有效地保护和利用声像档案,为经济建设和社会发展服务,根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》等有关法律、法规规定,制定本规定。

  第二条 声像档案是指国家机构、社会组织或者个人在社会活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、影片、唱片、录音带、录像带、磁带、光盘等不同材料为载体,以声像为主,并辅以文字说明的历史记录。

  第三条 本市行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的声像档案收集、整理和管理工作适用本规定。

  第四条 县级以上人民政府档案行政管理部门,对本行政区域内机关、团体、企业事业和其他组织的声像档案工作实行监督和指导,确保声像档案的安全和齐全完整。

  各单位档案部门对本系统、本单位的声像档案工作实行监督和指导;对本单位声像档案进行收集、保管及有效利用。

  第五条 声像档案是立档单位全部档案的重要组成部分,必须实行集中统一管理。

  第二章 声像材料的归档与整理

  第六条 声像材料按下列范围归档:

  (一)本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料;

  (二)领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的声像材料;

  (三)本单位组织或者参加的重要外事活动的声像材料;

  (四)本单位重要工程建设、重大技术改造和技术引进中形成的声像材料;

  (五)本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的声像材料;

  (六)本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的声像材料;

  (七)其他具有保存价值的声像材料。

  第七条 声像材料按下列要求归档:

  (一)属于归档范围的声像材料,形成部门和人员应当及时向本单位档案部门归档,不得私自保存或者据为己有;

  (二)归档的声像材料必须是原版、原件,底片与照片影像应当一致;

  (三)归档的声像材料必须图像清晰,声音清楚,底片不得磨损;

  (四)对于需要永久、长期保存以录音带、录像带和磁带等磁性材料为载体的声像资料,立档单位应当将其制成光盘。光盘与录音带、录像带和磁带等同时归档,分别整理、编目、保管,并注明互相参见号;

  (五)归档的数码照片必须按照规定格式和规格制作光盘保存;

  (六)归档的声像材料应当加以相应的文字说明;

  (七)归档时应当填写归档清单一式两份,交接双方各留一份备查。

  第八条 声像档案应当按照其保管期限和载体的不同,分别进行整理、编号。

  声像档案的保管期限分为永久、长期和短期。保管期限的划分按照《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》等有关规定执行。

  第九条 照片档案应当在全宗内按保管期限─年度─问题进行分类。照片的排列应当在分类方案的最低一级类目内,按问题结合时间、重要程度等进行排列,组成案卷。照片档案的编号(即照片号)由全宗号─保管期限代码─卷号─张号组成。

  照片档案的说明包括:题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者、文字说明七项内容。题名应当简明概括,准确反映照片的基本内容,人物、时间、地点、事由等要素应当齐全。文字说明仅对题名未及内容做出补充,其他需要说明的事项亦可在此栏表述。照片归属权不属于本单位的,应当注明照片版权、来源等。

  照片档案的卷内目录包括:照片号、题名、时间、页号、底片号、备注。

  第十条 底片档案的编号(即底片号)由全宗号─保管期限代码─张号组成。

  底片档案号应当粘贴在胶片乳剂面边缘处,不得污染胶片。

  底片档案放入底片袋内保管,一张一袋,并在底片袋的右上方注明底片号。无底片的照片应当翻拍底片,对翻拍底片,应当在底片袋的左上方标明“F”字样。对拷贝底片,应当在底片袋的左上方标明“K”字样。

  按底片档案号顺序将底片袋依次插入底片册。

  第十一条 录音带、录像带、磁带、光盘的整理,在全宗内,录音带、录像带、磁带、光盘一般按其反映的内容分类。同一内容的按归档时间顺序编流水号,数量少的可以不分类,直接按归档时间顺序编流水号。其编号由全宗号─盒(盘)号组成。

  归档的录音带、录像带、磁带、光盘上应当粘贴标签,标注编号及简要说明。

  归档的录音带应当简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务、录制日期、密级、带长(时间)等。

  归档的录像带应当简要说明内容、制式、语别、密级、规格、声道、带长(时间)等。

  归档的磁带、光盘应当简要说明存贮文件的内容,运行的软、硬件环境,版本号,文件的完整性和准确性等。

  第十二条 声像档案密级的划定按照《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》等有关规定执行。

  第三章 声像档案的管理

  第十三条 声像档案按载体、类别、保管期限分别编目、排放:

  (一)照片档案应当编制案卷目录,其目录包括:卷号、内容、起止时间、张数、备注等;

  (二)录音带、录像带、磁带、光盘要根据内容、数量的不同进行编目。数量少且内容单一的,只建立总登记目录;数量多且按内容分类整理的,应当建立分类登记目录。登记目录时,除如实登记盒套标签上的说明外,还应当登记录制单位、录制地点等。

  第十四条 声像档案按下列要求保管:

  (一)声像档案的保管,应当符合防火、防水、防潮、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防盗、防震和防磁等要求;

  (二)照片与底片应当分开存放。录音带、录像带、磁带、光盘应当放入盒中保管;

  照片、底片册、录音带、录像带、磁带和光盘等应当垂直放置,不得堆积平放;

  (三)声像档案姚当恒温、恒湿保存,在24小时内温度变化不得超过±3℃,相对湿度变化不得超过±5%;

  照片、底片存贮温度应当控制在2─21℃,相对湿度应当控制在20─50%之间;

  录音带、录像带、磁带、光盘的存贮温度应当控制在15─27℃,相对湿度应当控制在40─60%之间;

  (四)定期检查声像档案的保管情况,若发现问题,应当查明原因,及时采取补救措施。录音带、录像带应当每两年重新缠绕一次,缠绕时应当用正常播放速度;

  (五)磁性载体的声像档案应当存贮在具有磁屏蔽功能的库房或者装具内。

  第十五条 归档保存的声像档案,任何人不得私自抽出、清洗、消磁和涂改。

  第十六条 建立健全声像档案统计制度,做好声像档案收进、移出和现存数量统计,保管基本情况统计,提供利用以及其效果统计等工作。

  第十七条 销毁声像档案应当按照《沈阳市档案鉴定销毁办法》有关规定执行。

  第四章 声像档案的移交

  第十八条 具有永久、长期保存价值的声像档案,依据国家有关法律法规,与立档单位其他载体的档案同时向档案馆移交。市级单位和市直属单位的声像档案向市档案馆移交;区、县(市)级单位和区、县(市)属单位的声像档案向县、区(市)档案馆移交。在特殊情况下,经同级档案行政管理部门同意可以提前或者延迟移交。

  移交声像档案,要办理移交手续。

  第十九条 市和区、县(市)档案馆定期接收属于本馆接收范围的立档单位已到接收年限的声像档案;对立档单位及个人保存的珍贵声像档案,市及区、县(市)档案馆可与其协商,随时予以接收或者征购。

  第二十条 立档单位撤销、分立或者合并的,声像档案应当随立档单位其他载体的档案同时移交给档案馆或者分立、合并后单位的档案管理部门,任何单位和个人不得私留、转移和非法销毁。

  第五章 声像档案的利用

  第二十一条 市和区、县、(市)档案馆和各单位档案管理部门应当编制声像档案目录等检索工具,配备相应的设备,为利用提供方便。

  第二十二条 建立声像档案利用制度,严格审批程序。根据声像档案的机密程度,确定利用范围。

  第二十三条 利用与公布声像档案,不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。

  第二十四条 原版声像档案不得外借。珍贵、重要、使用频率高的声像档案利用时应当提供拷贝、复制件。

  第六章 法律责任

  第二十五条 有下列行为之一的,由档案行政管理部门责令限期改正;情节严重的,对直接负责的主管人员或者其他直接责任人依法给予行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任:

  (一)将公务活动中形成的应当归档的声像材料据为己有,拒绝交档案机构、档案工作人员归档的;

  (二)违反有关规定不按期向市、区、县(市)档案馆移交声像档案的;

  (三)涂改、伪造、擅自销毁声像档案的;

  (四)损毁、丢失及擅自出卖、转让、赠送属于国家所有的声像档案的。

  第二十六条 违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及本规定,造成声像档案损失的,由档案行政管理部门、有关主管部门根据损失声像档案的价值,责令赔偿。

  第七章 附则

  第二十七条 本规定自2006年10月1日起施行。1987年3月17日公布施行的《沈阳市声像档案管理暂行规定》(沈政发[1987]29号)同时废止。

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