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关于加强证券公司营业部内部控制若干措施的意见

2003-12-15   来源:证监会

发文文号:证监机构字〔2003〕261号

颁布日期:2003-12-15

实施日期:2004-03-31

颁布单位:证监会

  为规范证券公司经纪业务,加强对证券营业部的管理,有效防范风险,保护投资者的合法权益,根据《中华人民共和国证券法》、《证券公司内部控制指引》的有关规定,现就进一步加强证券营业部内部控制提出如下意见:

  一、加强对证券营业部的人事管理

  (一)证券营业部负责人、证券营业部电脑部、财务部负责人应当由证券公司总部直接委派、垂直管理,并建立公司总部与上述人员的直接、有效沟通渠道。

  (二)证券营业部财务部、电脑部负责人对营业部的合规经营负有监督与约束责任。证券公司应加强对证券营业部负责人、证券营业部电脑部、财务部负责人的年度考核,并于次年4月底前将考核结果报证券营业部所在地的中国证监会派出机构备案。

  (三)证券营业部负责人、证券营业部电脑部、财务部负责人应当在证券公司范围内实行定期岗位轮换,轮岗周期最长不得超过3年。对于已实行集中交易的证券营业部,经证券营业部所在地中国证监会派出机构同意后,轮岗周期可适当延长至5年。证券营业部其他重要岗位应根据具体情况有计划地在证券营业部范围内实行岗位轮换。首批轮岗应先行安排在上述岗位任职时间超过3年的人员。

  对于跨省区证券营业部之间实行轮岗确有困难的证券公司,在征得证券营业部所在地中国证监会派出机构同意后,可以不实行轮岗,但必须每年对相关证券营业部进行全面的现场稽核,稽核报告应向公司总部和证券营业部所在地的中国证监会派出机构备案。

  (四)证券营业部负责人、证券营业部财务部负责人离职,应由证券公司总部对其进行离任审计。在离任审计结束前,被审计人员不得离岗。离任审计内容包括但不限于证券营业部的下列事项:有无挪用客户交易结算资金情况;有无为客户透支情况;有无挪用客户债券的情况;有无非法融资情况;有无超范围经营情况;客户投诉及处理情况以及被审计人员在各审计事项中的责任情况。

  (五)证券公司必须实行证券营业部负责人、证券营业部电脑部、财务部以及客户部负责人的强制休假制度。在强制休假期间,证券公司监督检查部门可对其负责工作进行现场稽核。对于未实行轮岗制的证券营业部,必须将强制休假和现场稽核相结合。

  (六)证券公司应加强对证券营业部关键岗位负责人的外事档案管理。证券营业部负责人、证券营业部电脑部、财务部以及客户部负责人持有护照的复印件和身份证复印件必须向证券营业部所在地中国证监会派出机构备案。其有效联系方式(包括但不限于移动电话号码、固定电话号码和电子邮箱地址)、家庭住址等信息也应报证券营业部所在地中国证监会派出机构备案。

  二、明确证券营业部的岗位设置和责任

  (一)证券公司应建立完善的证券营业部岗位责任制度和规范的业务操作规程。应按照不同岗位,明确工作任务,赋予各岗位相应的责任和职权,建立相互配合、相互监督、相互制约的工作关系。

  (二)证券公司应积极发展集中交易等模式,控制证券营业部风险,减少证券营业部需要人工直接介入的业务岗位。在证券营业部的关键岗位建立双人负责制度。直接与资金、有价证券、重要空白凭证、印章等接触的岗位及涉及信息系统技术安全的岗位,必须实行双人负责制;客户存取款、客户交易结算资金划转、转托管和撤销指定交易等岗位必须实行一人办理,一人复核的柜台双人负责制。

  (三)证券营业部要实行恰当的责任分离制度,现金、有价证券等的保管应与账务记录相分离。

  1重要空白凭证、空白合同、空白授权书和重要印章的保管与登记、使用相分离。空白的凭证、合同、授权书等文书不得事前加盖印章,证券公司总部应定期检查证券营业部文书的使用、登记及管理情况。证券公司应明确各类印章的使用权限和程序,健全印章的保管和使用登记责任制度;

  2证券营业部的前台交易与后台结算相分离;

  3差错损失的确认与核销确认相分离;

  4电脑人员、会计人员之间及与其它业务人员之间职责不能交叉。

  三、加强客户交易结算资金的集中统一管理

  (一)每家证券营业部开设的客户交易结算资金专用存款账户不得超过5个。

  (二)证券营业部必须将不低于70%的客户交易结算资金上划证券公司总部。

  (三)证券公司总部应定期和不定期地对证券营业部的客户交易结算资金情况进行检查,并采取将证券营业部客户交易结算资金全额临时上划至公司总部等方式进行压力测试。对于未实行轮岗制的证券营业部,证券公司应当每月进行至少一次的压力测试。

  四、建立健全证券营业部稽核制度,加大现场稽核力度

  (一)证券公司应建立实时监控系统和风险预警体系,该系统应当能够实时监控证券营业部大额资金活动和交易业务活动,并能对异常资金流转和交易提出警示。

  (二)证券公司稽核部门原则上应每年(最长不得超过2年,但未实行轮岗的证券营业部必须每年至少一次)对证券营业部的经营情况进行一次现场稽核。中国证监会派出机构可以根据证券公司合规经营的情况,要求证券公司增加稽核次数。

  (三)证券公司应将在对证券营业部稽核中发现的问题报送相关证券营业部所在地中国证监会派出机构,将所有营业部的稽核报告在公司总部存档备查,并于每年4月底前将公司上一年度对证券营业部的总体稽核情况及发现的主要问题报送公司所在地中国证监会派出机构。

  (四)证券公司应当将稽核结果与人员考核相结合,建立相应的处罚制度,对各种违法、违规行为严肃惩处。

  五、其他要求

  (一)证券公司应建立对证券营业部重大突发事件的应急机制。证券营业部如发生因技术故障、自然灾害、资金兑付困难或其他原因导致不能正常交易的重大事件,应立即向证券公司总部和证券营业部所在地中国证监会派出机构报告,并向当地有关政府部门报告。事故处理完毕应向上述部门报送处理报告。

  (二)证券公司总部应建立由专门部门对重要客户的定期回访制度。

  (三)证券营业部应在营业场所显著位置悬挂其《证券经营机构营业许可证》和《营业执照》;提供给投资者的风险揭示书和业务合同文本中明示证券营业部无权在《证券经营机构营业许可证》业务范围之外与投资者签订业务合同,并由投资者签字确认。

  (四)证券营业部应在营业场所显著位置公示证券营业部和公司总部的投拆电话、传真、电子信箱和其它相关信息,以利于投资者的投诉能得到及时的反映和处理。

  (五)证券公司应结合自身实际情况制定具体的证券营业部内部控制制度,并报证券公司注册地和营业部所在地中国证监会派出机构备案。

  (六)证券公司应于每年末将所属证券营业部负责人、证券营业部电脑部、财务部负责人的委派和轮岗情况向注册地中国证监会派出机构备案。

  六、尚未完成分业的证券经营机构,比照本意见的要求执行。

  七、对于全面实现集中交易的证券公司所属证券营业部的内部控制要求,中国证监会另行规定。

  各证券公司要根据本意见的要求,制定轮岗计划,于2004年2月29日前报注册地中国证监会派出机构。经公司注册地中国证监会派出机构审阅无异议后,证券公司应将其轮岗制度和轮岗计划在2004年3月31日前向中国证监会机构监管部报备,同时抄送所属证券营业部所在地的中国证监会派出机构。证券公司应当认真贯彻落实轮岗制度和轮岗计划。

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